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Les clefs pour réussir son Digital Cleanup

Animer un Digital Cleanup permet de capter l’attention sur l’impact environnemental du numérique et de sensibiliser chacun à l’adoption de meilleures pratiques.

En faire un levier de changement culturel dans l’entreprise

Plus que des économies Carbone, il s’agit de soutenir un changement culturel nécessaire à la réussite de toutes les politiques et démarches de réduction de l’impact carbone de l’organisation. Prenons deux exemples de limites souvent observées :

Allonger la durée de vie des équipements numériques ne fonctionne que si les collaborateurs comprennent et adhèrent à la démarche. S’ils perçoivent cela comme une pingrerie, ils se sentiront mal considérés par un équipement vieillissant et trouveront des raisons pour justifier son remplacement.

Prôner une décarbonation des activités de l’entreprise et voir une faible prise en compte de l’impact environnemental des projets de l’organisation lors des arbitrages quotidiens ou, pire, voir des personnes agacées par celui qui questionne cet impact environnemental, ne permet pas à l’entreprise de se transformer et d’atteindre ses ambitions. L’entreprise verra sa parole se décrédibiliser en interne puis en externe, démotivera ses collaborateurs éco-sensibles et les fera partir.

Pour changer la perception sur les enjeux environnementaux et faire évoluer la culture d’entreprise, il faut rendre chacun acteur du sujet. Quelques constats sont à noter :

Les usages numériques sont rentrés au cœur de nos pratiques de travail et concernent tous les métiers dans l’entreprise.

Le numérique pèse peu dans le bilan carbone de l’organisation mais nos usages débridés augmentent fortement nos émissions, on peut parler d’effet rebond.

Nous sommes à l’ère du gaspillage de la ressource numérique.

Les plus grands utilisateurs M365 émettent en moyenne 35kgCO2e/an.
Ci-contre l’abaques d’émissions CO2 journalière constituées à partir des activités Microsoft 365 de 20 000 utilisateurs.

85% des collaborateurs aggravent leurs émissions carbone liées au digital chaque année.

Miser exclusivement sur l’allongement de la durée de vie des équipements numériques revient à remettre à plus tard le changement culturel. Agir sur les routines quotidiennes est beaucoup plus impactant pour faire évoluer les mentalités sur le sujet du Numérique Responsable.

Les clefs de réussite d’un Digital Cleanup

Il s’agit donc d’encourager les collaborateurs à adopter des pratiques numériques alignées avec leurs convictions et l’objectif de réduction des émissions de gaz à effet de serre. Pour cela nous vous recommandons d’actionner une démarche en 3 temps et de l’animer efficacement.

Agir en 3 temps pour développer
des pratiques tenables dans la durée :

Tuer les gaspillages

L’impact Carbone de nos mails est généré par leur stockage. Par exemple, 1 mail avec une pièce jointe de 1 Mo envoyé à 4 destinataires, implique un stockage de 5 Mo produisant 2 gCO2e / an. 

Il s’agit donc d’abord de nettoyer sa boite mail :

1. Supprimer les messages contenant les plus grosses pièces jointes.

2. Supprimer les messages dont vous n’êtes pas le destinataire principal

3. Archiver ce qui n’a plus besoin d’être en ligne

Vos fichiers ont également un impact environnemental à travers l’énergie nécessaire à leur stockage dans OneDrive, par exemple. Chaque To émet 400 kgCO2e / an.

Voilà pourquoi il est important de ne pas conserver des fichiers inutiles :

1. Trier les fichiers  les plus lourds : les fichiers multimédias

2. Supprimer les versions de travail

3. Supprimer les documents référencés ailleurs

S’inscrire et télécharger un set de slides pour présenter la démarche à ses collègues :

Adopter des pratiques de transition

L’objectif est d’améliorer progressivement ses pratiques :

Éviter de :

      • Travailler les documents localement et créer des fichiers différents par version
      • Discuter par mail autour des documents
      • Synchroniser tout son disque dur avec son Drive.

Privilégier :

      • Discuter dans l’espace d’échange 
      • Editer en ligne
      • Maîtriser son stock de documents dans son Drive

Inscrivez-vous et télécharger un set de slides pour présenter 8 tips Numérique responsable à ses collègues

Questionner le collectif pour développer des pratiques tenables dans la durée

Tenir compte de l’interdépendance et du rôle de la gouvernance, motiver un futur du travail numérique attractif avec les bénéfices multiples à mieux travailler avec le numérique.

Animer la démarche de changement :

Renforcer la nécessité de changer et donner du sens : expliquer en quoi chacun est concerné par l’ambition de décarbonation de l’entreprise et l’importance d’adopter une attitude responsable à tous les niveaux. Le numérique étant un terrain parmi d’autres, l’entreprise doit grandir et mieux utiliser la ressource numérique.

Montrer que c’est à la portée de chacun : les utilisateurs de Greet parviennent facilement à réduire de 50% leurs émissions grâce à une démarche gamifiée.

Exemple de trajectoire d’émission CO2 d’un utilisateur assidu de Greet

Choisir les bons indicateurs et piloter : mesurer les changements de comportements en comptabilisant le nombre de collaborateurs ayant réduit ses émissions, cartographier la situation des entités de l’entreprise, objectiver les équipes ou à minima rendre visible la situation

Valoriser les réussites :
Gamifier, célébrer les victoires

Mesurer le changement culturel dans l’entreprise

Le rôle central de la mesure

Rendre visible les efforts de chacun permet de motiver le changement durant la phase d’adoption de nouveaux réflexes

Mesurer pour progresser : sans mesure il est impossible d’évaluer l’impact des actions réalisées par chaque équipe. Objectiver facilite également le partage d’expérience.

Les équipes pourront engager une démarche de progrès continue et s’appuyer sur la méthode des OKR (Objectives and Key Results). La data augmente l’impact des acteurs en charge de l’accompagnement au changement

Quelle méthode employer pour son Digital Cleanup ?

Suivi manuel des suppresions : demander aux utilisateurs de déclarer leurs suppressions (tout mettre dans un dossier, avant de le supprimer)

Regarder les métriques fournies par Microsoft :
Dans la console d’administration, Microsoft permet de mesurer une partie de l’impact carbone liée à son utilisation, par exemple avec la taille des boîtes aux lettres et des espaces OneDrive de chaque collaborateur. Vous pouvez enregistrer l’information au fil du temps pour estimer la réduction des espaces de stockage. Attention l’information est disponible avec quelques jours de décalage et vous n’aurez pas précisément les suppressions mais la différence entre les nouveaux ajouts et les nouvelles suppressions.

Utiliser Greet :
nous avons créé l’application Greet pour rendre accessible à chacun une information plus précise, actualisée chaque jour et reprenant l’historique des utilisateurs. Cette donnée détaillée permet de gamifier la démarche Digital Cleanup et de mobilisier, par exemple sur la suppression d’images ou le respect d’une taille maximum de pièces jointes. Greet permet d’outiller et d’animer son Digital Cleanup mais surtout de soutenir les changements de pratiques dans la durée et à large échelle. Notre objectif est d’aider les équipes digitales à avoir plus d’impact dans leur mission.

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